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    關于印發《福建省政府采購項目檔案管理暫行辦法》的通知(閩財購〔2005〕27號)
    來源:福建泓楓項目管理有限公司    時間:2022-08-23

    關于印發《福建省政府采購項目檔案管理暫行辦法》的通知

    (閩財購〔200527號

    各設區市財政局、省直各單位、省政府采購中心、各級各政府采購代理機構:

    為加強政府采購項目檔案的管理,有效保護和利用政府采購項目檔案資源,根據《中華人民共和國政府采購法》和《中華人民共和國檔案法》有關規定,結合我省實際,制定了《福建省政府采購項目檔案管理暫行辦法》?,F印發給你們,請遵照執行。

    二00五年七月一日

    福建省政府采購項目檔案管理暫行辦法

    第一條 為加強政府采購項目檔案的管理,有效保護和利用政府采購項目檔案資源,根據,《中華人民共和國政府采購法》和《中華人民共和國檔案法》的有關規定,結合我省實際,制定本辦法。

    第二條 本辦法適用福建省政府采購項目檔案管理。

    第三條 政府采購項目檔案是反映政府采購活動的重要記錄。采購人和采購代理機構在組織實施政府采購項目活動中形成的文件材料,都應歸入政府采購項目檔案管理,以保證檔案資料的真實、完整與安全。

    第四條 采購人和采購代理機構要依法做好政府采購項目檔案管理工作,加強項目檔案的立卷、歸檔、保管和銷毀的管理,確保政府采購項目檔案存放有序、查閱方便,嚴防毀損、散失。

    第五條 政府采購項目檔案是指采購人和采購代理機構在政府采購活動過程中直接形成的文字、圖紙、圖表、音像、紙質、磁盤、光盤等不同媒質載體的記錄。

    政府采購項目檔案具體包括:

    (一)項目的前期準備材料。

    1.采購項目計劃書;

    2.采購項目計劃批復書(含采購方式批復書);

    3、委托代理協議;

    4、招標文件論證資料;

    5、招標文件確認函;

    (二)項目的招標(詢價、談判等)文件材料。

    1、已發出采購文件(包括招標、詢價、競爭性談判、單一來源采購的有關文件、資料、樣本、圖紙等);

    2、已發出采購文件的必要澄清或修改的文件;

    3.采購公告(包括招標公告等)、邀請招標函、詢價函或者談判邀請函;

    4.購買招標(詢價等)文件的登記記錄(包括不足三家的情況記錄);

    5.供應商的資格審查情況報告;

    6.邀請招標的供應商邀請過程記錄;

    7.詢價及競爭性談判的邀請對象確定理由等材料;

    8.答疑會議記錄和紀要;

    9.現場踏勘記錄;

    10.繳交投標保證金情況表;

    (三)項目的開標文件材料。

    1.收取投標文件的登記記錄

    2.參加開標會議的供應商簽到名單(或開標情況確認表);

    3.開標會議議程(含主持人、唱標人、監標人名單);

    4.開標時間、地點、過程的有關記錄;

    5.評審專家形成過程和名單;

    6.投標人不足三家的廢標材料記錄;

    (四)項目的投標(報價等)文件材料。

    1.投標文件的正本(包括投標、報價、競爭性談判、單一來源采購的文件、資料等);

    2.已提交投標文件的補充、修改或已經撤回的文件記錄;

    (五)項目的評審文件材料。

    1.項目評標小組(詢價小組、談判小組)組成人員、監督人員及有關工作人員簽到表;

    2.評審過程記錄及打分表;

    3.評審報告及附件;

    4.項目廢標報告及處理意見;

    5.評審紀律材料;

    6.現場監控錄音、錄像材料;

    (六)項目的中標文件材料。

    1.確定采購供應商的文件材料(含采購人對采購結果的確定文件、采購結果通知書等);

    2.質疑投訴處理材料(包含供應商質疑書、代理機構質疑答復、投訴處理決定等材料);

    (七)項目采購階段的文件資料。

    1.政府采購項目合同(包括合同的訂立、補充、修改、終止執行等);  .

    2.項目的驗收文件材料;

    3.資金支付文件及證明;

    (八)其他文件材料。

    1.項目工作總結;

    2.項目效益評估書;

    3.其他與采購項目、采購過程及采購項目完成情況有關的文件材料。

    第六條 采購人和采購代理機構在政府采購項目合同簽訂、交付驗收完成后,按照歸檔內容要求和檔案管理的有關規定,負責收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄、歸檔。采購人和采購代理機構在開展采購項目時作出的或接收的文件資料屬于其歸檔的范圍。

    采購人政府采購項目檔案應由其內部負責檔案管理的機構或人員統一管理;采購代理機構采購項目檔案應指定專人負責管理。

    除政府采購監管部門和其他對政府采購活動依法行使監督檢查職能的部門因監督檢查需要可以查閱或復制政府采購項目檔案外,政府采購項目檔案原則上不得查閱、復制和借出。特殊情況確需查閱或復制政府采購項目檔案的,須經本單位負責人批準,并辦理登記手續。查閱或者復制政府采購項目檔案資料人員,嚴禁在檔案資料上涂畫、拆封和抽換。

    采購人和采購代理機構應建立健全政府采購項目檔案查閱、復制登記制度。

    第七條 政府采購項目檔案按照年度項目編號順序進行組卷。

    卷內檔案材料按照政府采購工作流程的順序排列,依次為項目立項準備、項目招標、項目開標、項目評審、招標結果、項目合同、項目驗收的文件材料及其他資料。

    第八條 政府采購項目檔案的保存期限為從采購結束之日起保存十五年。

    第九條 保管期滿的政府采購項目檔案,可按檔案管痤的有關規定銷毀。

    第十條 采購代理機構采購項目檔案管理人員工作變動,應按規定辦理檔案移交手續,經單位負責人簽字認??珊?,方可生效。

    第十一條 采購代理機構因解散或被終止政府采購業務代理資格的,應將政府采購項目檔案移交給該項目采購單位的同級政府采購監督管理部門,并按規定辦理雙方交接手續。

    移交項目檔案手續必須在3個月內完成。

    移交政府采購項目檔案的單位,應當編制檔案移交清冊,列明應當移交的檔案名稱、卷號、冊數、起止年度、應保管期限、已保管期限等。

    交接雙方按照檔案移交清冊所列內容進行交接,并由交接為雙方的單位負責人負責監交。交接完畢后,交接雙:方經辦人和監交人應當在檔案移交清冊上簽名。移交清冊應作永久保管。

    第十二條 采購代理機構應積極配合政府采購監督管理部門對其政府采購項目檔案的檢查。

    第十三條 對違反法律法規和本辦法的責任事項,按照《中華人民共和國政府采購法》、《中華人民共和國檔案法》等有關規定處理。

    第十四條 部門集中采購、分散采購的項目檔案管理,可參照本辦法執行。

    第十五條 本辦法由省財政廳負責解釋。

    第十六條 各設區市財政局可根據當地實際情況,制定具體辦法。

    第十七條 本辦法自發布之日起執行。

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